Una vez creadas las tablas y campos que conforman la base de datos, puede afirmarse que la estructura de almacenamiento está preparada para recibir y guardar información. Sin embargo no toda la información puede introducirse directamente de una forma adecuada, es decir, muchos registros de las tablas son dependientes del procedimiento documental que se lleve a cabo en el sistema de información. Por ejemplo una tabla que registre pedidos o la circulación del préstamo en una biblioteca puede tener múltiples cambios entre sus datos. Y tales cambios son propiciados por la introducción de un formulario que actúa a modo de interfaz entre el usuario y la base de datos. En este apartado, se determina una forma de proceder a la hora de crear formularios. Los pasos a seguir son los siguientes:
Introducir registros de prueba
Antes de crear los formularios pertinentes para la base de datos, resulta fundamental crear varios registros de prueba en todas las tablas y con todos los campos de descripción. De esta forma es posible asegurarse de que están presentes todos los campos necesarios y efectuar correcciones antes de comenzar con el proceso de creación de los formularios. Si este paso se toma a la ligera, al crear los formularios y estar directamente vinculados con la estructura de las tablas, implica un doble trabajo de modificación en caso de fallo o error. Por tanto es muy aconsejable tener muy en serio la introducción de datos básicos iniciales. Esta prueba también permite observar si las relaciones establecidas entre tablas mediante campos foráneos y el asistente para búsquedas, funcionan correctamente. Por otra parte, se recomienda introducir datos verosímiles a fin de poder determinar si la información que se tratará de gestionar es correctamente recogida en los campos disponibles, si es necesario ampliar la extensión de los campos o modificar el tipo de campo.
Crear formularios
Los formularios son el interfaz de edición que habitualmente utilizan los usuarios para interactuar con las bases de datos. Permiten establecer un método de trabajo para tratar la documentación y la información que se almacena en las tablas, permitiendo un flujo de trabajo, también conocido como workflow. El flujo de trabajo en casi todos los casos puede ser identificado con la cadena documental de la unidad de información y documentación. Por ejemplo un despacho de abogados no sólo registra la información de los procesos legales sino que los relaciona con sus fuentes legales, resoluciones ya existentes, fallos jurídicos, personas e instituciones implicadas, que se suceden a lo largo del proceso legal. Por tanto puede afirmarse que no toda la información se encuentra disponible desde el principio, suponiendo una labor de varias personas y departamentos la edición de un mismo registro desde diversos puntos de vista. Profundizando en el ejemplo, a la fase de "demanda" le sigue la "contestación de la demanda", "la apertura a pruebas", la fase de "alegatos", los "autos para sentencia", la "sentencia", los "recursos de apelación y de alzada" y finalmente una "sentencia firme". Cada uno de los estadios implica un tratamiento del caso y un enriquecimiento constante de información, nuevos documentos, que aportan múltiples actores y que contribuyen a crear el flujo de trabajo al que antes se aludía. En una biblioteca sucede igual, el proceso de "selección", "identificación", "precatalogación", "catalogación", "clasificación", "indización", "vaciado" y finalmente "recuperación de información". Para cada una de las fases que se determina clave y determinante en el proceso o flujo de trabajo se requerirá un formulario. Por definición y añadido a lo que se ha referido, también se crearán tantos formularios como tablas tenga la base de datos. De esta forma el usuario puede editar la información de cada tabla o bien introducirse en la cadena documental o proceso de trabajo en el que debe editar la información. Volviendo al caso del despacho de abogados, cada departamento tendría un formulario sobre el que centrar su trabajo, editando una parte muy concreta de un registro. Dicho de otra forma, el proceso legal se construye gracias a la cooperación entre departamentos con formularios especializados en cubrir cada apartado o cada fase del proceso. De tal forma que el departamento encargado de demandas, registra la demanda de los clientes, describiéndola por completo y añadiendo las pruebas correspondientes. A continuación el departamento jurídico, guarda la contestación para dicha demanda y los alegatos de la parte contraria y así sucesivamente con el resto de departamentos hasta completar el proceso jurídico-legal. Resulta obvio que los datos introducidos en la primera fase repercuten en el resto de fases y procesos, tales aspectos deben ser tenidos en cuenta en el diseño de los formularios. Por ejemplo, volviendo al caso de la biblioteca, en el momento de la fase de identificación en el que se detecta que el documento es una fotografía y no una monografía, tal hecho debe causar importantes cambios en el modelo de formulario para la catalogación. De hecho, aunque existen campos de descripción análogos tanto para la fotografía como para la monografía, no son el mismo material y ambos tipos documentales tienen campos de descripción diferenciados. Por tanto, deben existir formularios para la catalogación de los distintos tipos documentales si se desea realizar un trabajo documental de calidad y un correcto proceso de catalogación. Por tanto se deben recordar las siguientes reglas:
- Cada tabla debe tener su correspondiente formulario.
- Si existe un flujo de trabajo, deben crearse los formularios necesarios para emular todas sus fases, de forma tal que pueda tratarse la información o la documentación en cadena por varios administradores o departamentos. Ello implica un profundo conocimiento de la institución o centro de información y documentación para el que se está desarrollando el sistema de información.
- Si una determinada tipificación implica distintos campos de descripción para el registro, deben diseñarse diversos formularios o plantillas para la introducción de los datos correspondientes de acuerdo al modelo de descripción.
Tipos de formularios
- Formulario de inserción de datos. Formularios cuya única función es la introducción de registros o datos. Suelen corresponder a tablas con un alto número de campos y cuya estructuración suele ser compleja.
- Formulario de inserción y edición. El formulario combina la introducción de datos y su edición o modificación. Por ende se permite la navegación y filtrado de los registros.
- Formulario de recuperación. Formulario con campos de búsqueda, que permite desencadenar el proceso de recuperación sobre una serie de tablas de la base de datos.
- Formulario de navegación. Son formularios cuyo propósito es permitir el acceso a terceros formularios. Por ejemplo un formulario con un menú de opciones que correspondan a los formularios de edición de las distintas tablas de la base de datos. Un formulario de navegación típico también es aquel que representa el diagrama del flujo de trabajo o cadena documental y los accesos correspondientes a los formularios de cada fase definida en dicho diagrama.
Método para la creación de formularios
- Crear formulario en blanco
- Menú superior -> Crear -> Crear formulario en blanco -> Lista de campos -> Seleccionar tabla -> Arrastrar campos al formulario en blanco
- Al arrastrar un campo al formulario en blanco, aparece un apartado de campos disponibles en tablas relacionadas, de forma tal que es posible introducir campos de terceras tablas para la visualización de información complementaria.
Crear subformularios
Los subformularios son formularios integrados dentro de otros formularios y tienen como objetivo proporcionar registros relacionados con respecto al que se está editando en el formulario portador. Por ejemplo el formulario correspondiente al catálogo de la biblioteca puede contener un subformulario que haga posible la visualización de los registros correspondientes a los ejemplares de las fichas catalográficas registradas en la tabla catálogo. Esta información es importante para poder observar información complementaria constituida por múltiples campos de descripción correspondientes a tablas relacionadas.
Método para la creación de subformularios
- Una vez creado el formulario principal se puede crear el subformulario
- Abrir el formulario principal en modo vista diseño -> Observar el cuadro de herramientas de diseño -> Seleccionar icono de subformulario/subinforme -> Crear recuadro sobre la superficie de edición del formulario -> al soltar el botón cuando se crea el recuadro, aparece una ventana de diálogo con el asistente para la creación de subformularios -> Seleccionar la tabla relacionada que se desea mostrar en el subformulario -> Definir relación entre la tabla del formulario principal y la tabla del subformulario (también es posible elegir una relación sugerida por el asistente) -> asignar denominación al subformulario.
Edición y maquetación
- Todos los formularios deben incorporar un encabezamiento que proporcione un diseño uniforme con respecto al resto de formularios del sistema, el título de la aplicación, subtítulo de la aplicación y título o nombre del informe.
- Normalización de la apariencia de todos los formularios en el sistema de información.
- Todos los formularios deben incorporar un menú de navegación básico que permita acceder al resto de formularios para la edición de todas las tablas del sistema.
- Cada formulario debe contener todos los campos necesarios para realizar las funciones de edición, inserción y recuperación según el caso.
Consideraciones
- Los nombres de los formularios deben ser cortos y suficientemente denotativos y claros del contenido que van a gestionar. Es muy recomendable emplear algún tipo de prefijo que identifique claramente el formulario del subformulario. Por ejemplo el prefijo "ff", "ff-", "form-" identifican formularios. Los prefijos "sff", "sff-", "subform-" identifican los subformularios. El resto de reglas de denominación para tablas y campos tienen igual aplicación en el caso de los formularios y subformularios.
- En MS Access no está permitido el uso del guión bajo (_) en la denominación de formularios y subformularios.
