Planificación y diseño de bases de datos en el contexto de un sistema de información

Fase de planificación y diseño

• Análisis del contexto de aplicación. Definición del tipo de unidad de información y documentación UID. Cuáles son las necesidades y funciones que requieren de automatización. Qué tipos de datos, se gestionan habitualmente, que funciones desempeña, qué procesos y actividades lleva a cabo, qué unidades y equipos gestionan qué departamentos y llevan a cabo qué tareas.

• Definición de los departamentos que gestionan la unidad de información y documentación.

• Definición de las actividades y funciones que llevan a cabo.

• Diseño de un diagrama relacional entre los departamentos actividades, funciones, documentos y tipos de datos o informaciones que se gestionan en la institución. 

• Definición del procedimiento normalizado de trabajo para cada actividad en la institución.

• Diseñar el procedimiento de gestión de la información en la institución de manera tal, que ahorre costes a la hora de registrar, describir, catalogar y recuperar los contenidos. El diseño debe tener en cuenta cuáles son las funciones claves de la institución, las tablas que gestionan la información, los campos de descripción imprescindibles, el nivel de profundidad con el que se desea tratar la información. 

• Elaboración del pliego de especificaciones. Consiste en el desarrollo de un documento que proyecte las capacidades, funciones, procesos y estructura del sistema que se construirá y desarrollará. Esto es determinar qué tipo de sistema de bases de datos se utilizará (relacional, mixto, documental), qué funciones tendrá cada tabla del sistema, qué campos y su descripción sobre el contenido de los mismos. Por otra parte el pliego deberá ir acompañado de un cronograma de trabajo en el que se planifiquen las fases del proceso de desarrollo y prueba, el equipo de personas que intervendrán, el tiempo de desarrollo y los objetivos obligatorios y optativos en cada fase. Puede resumirse en los siguientes:

• Institución o UID que se automatizará. Descripción de la institución.
• Lista de actividades y procesos que desempeña la institución. Descripción, calificación en orden de importancia, información o documentación que se gestiona, posición que ocupa el proceso en la cadena documental de la institución.
• Lista de problemas de la institución a la hora de abordar la gestión de su documentación e información.
• Lista de características, propiedades y particularidades del sistema de información que se diseñará para solucionar cada uno de los problemas de la lista. Se debe detallar cada una de las soluciones a fin de obtener un documento de guía en las siguientes fases.
• Lista de bases de datos, tablas y campos con sus correspondientes especificaciones. Dicho de otra forma, cuáles son los cometidos de cada tabla, la estructura de la base de datos piloto y la primera aproximación a un prototipo de sistema de información.
• Desarrollar la lista de relaciones y campos claves de las tablas de la base de datos.
• Diseño inicial o borrador de las pantallas de interfaz para la gestión de información. Cada pantalla estará constituida por uno o varios formularios que tendrán un cometido específico y una interacción con una base de datos, tabla y campos específicos.

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Fase de desarrollo

• Creación de la base de datos.
• Creación de las tablas de la base de datos.
• Creación de los campos de la base de datos.
• Desarrollo del interfaz de interacción con la base de datos.
• Desarrollo de los procesos de tratamiento de la información.
• Durante la fase de desarrollo resulta muy habitual encontrar aspectos que no se recogieron en el pliego de especificaciones. Ello es debido a que resulta imposible predecir todos los aspectos de la automatización hasta que no profundiza en las implicaciones que conllevan el tratamiento de la información y la correcta representación de la misma en todas sus fases y procesos en una institución. En este sentido es conveniente anotar todos los cambios, modificaciones y ampliaciones a modo de extensión del pliego de especificaciones o cuaderno de bitácora con las observaciones y reflexiones durante el proceso de creación y desarrollo. Probablemente las soluciones y problemas encontrados en esta fase redundarán en una mayor experiencia del desarrollador documentalista y en sus habilidades para afinar mejor futuros sistemas de información. También, dichas anotaciones pueden ser utilizadas para justificar la ampliación en los plazos de los cronogramas y asegurar al usuario o institución final, la máxima calidad en el acabado final.

Fase de pruebas

• Prueba de los formularios e interfaz de interacción del sistema de información para cada una de las tablas de la base de datos.
• Comprobar que las funciones de inserción de datos, modificación, eliminación y recuperación funcionan correctamente.
• Comprobar que las tablas de la base de datos almacenan todos los datos que se necesitan para describir sus objetos.
• Comprobar que los procesos de tratamiento de la información funcionan bien.
• Insertar registros en todas las tablas con todos los formularios del sistema, para comprobación global. Creación de una base de conocimiento piloto con una cantidad de registros suficientes para realizar las pruebas.
• Realizar un chequeo de diversos aspectos:
• Valoración del interfaz. Arquitectura de la información, usabilidad y accesibilidad.
• Valoración del funcionamiento de cada módulo.
• Valoración de la capacidad descriptiva del sistema.
• Valoración de la capacidad de recuperación de información,
• Generar una lista de consultas de prueba, comprobar si recupera todos los contenidos de la base de conocimiento piloto.
• Valoración de la apariencia. Diseño sencillo, claro y comprensible,
• Valoración de los mecanismos de ayuda y asistencia del sistema.

Fase de renovación y ampliación

• Corrección de los errores detectados en la fase de pruebas.
• Ampliación del sistema de bases de datos; nuevas tablas, campos y funciones.

Fase final

• Comprobación integral del sistema de bases de datos. Última prueba y chequeo.
• Implantación final del sistema en la UID.

Ejemplo de pliego de especificaciones

• Institución: biblioteca universitaria.
• Definición: La biblioteca universitaria es un centro de información y documentación que tiene como objetivo la adquisición, catalogación y clasificación de fondos bibliográficos y recursos electrónicos para su préstamo y difusión destinados a un público objetivo constituido por alumnos universitarios, profesores e investigadores.
• Servicios: Los servicios de la biblioteca son el préstamo de documentos, el servicio de información y referencia, el catálogo bibliográfico de consulta, el servicio de desideratas, actividades de formación de usuarios, etc.
• Procesos: Son la adquisición de documentos, el préstamo y devolución de documentos, la recuperación de los fondos bibliográficos, la catalogación, clasificación, identificación de autoridades, etc.
• Problemas: La automatización de la biblioteca es insuficiente, ya que sólo existe una hoja de cálculo con un inventario sencillo de los libros de la biblioteca. No puede llevarse a cabo la cadena documental, etc.
• Proyección del sistema de información:
• Título del proyecto: Automatización de la biblioteca universitaria - desarrollo de un SIGB.
• Definición de módulos, tablas, relaciones y funciones.

Módulo	Tabla	Relaciones	Funciones
Pre-catalogación	Catálogo	Autoridades, Clasificación, Tipo de documento	Registrar la información básica para la identificación de los documentos que la biblioteca adquiere.
Registro			Lista de documentos registrados en el sistema, dados de alta, pasivos y expurgados.
Catalogación			Catalogación de los documentos de acuerdo a las normas MARC21.
Publicaciones periódicas			Catalogación multinivel de las publicaciones periódicas, revistas, control de ejemplares y artículos de las mismas.
Autoridades	Autoridades	Catálogo, Funciones	Registro completo de las autoridades que intervienen en la mención de responsabilidad de los documentos. Diferenciación de los tipos de autoridades según sus funciones.
Clasificación	Clasificación	Catálogo	Registra las clasificaciones decimales que se emplean en el catálogo para determinar la categoría temática.
Préstamo y circulación	Circulación	Usuarios, Catálogo, Políticas de préstamo	Registra el tipo de usuario, el identificador de usuario, el tipo de documento, el identificador del documento, la fecha del préstamo, el estado del préstamo, la fecha de devolución, las penalizaciones, etc.
Informes	No	No	El módulo no tiene tablas específicas, pero sí emplea todas las tablas del sistema para realizar la contabilización de la cantidad de documentos según tipología, cantidad de usuarios según tipología, etc.
Módulo de configuración	No	No	El módulo de configuración es un interfaz para acceder a las tablas auxiliares del sistema, concretamente, la tabla de funciones, tipo de usuario, tipo de documento, políticas de préstamo, etc. Ello permite la configuración de los parámetros que determinan la categorización de los ítems en las tablas.
Módulo de usuarios	Usuarios	Tipo de usuario	Registra toda la información imprescindible para el control de los usuarios suscritos a la biblioteca.
Módulo de mantenimiento	No	No	Módulo de interfaz con funciones de actualización, compactación y reparación de las tablas del sistema.
Módulo de migración de datos	No	No	No tiene tablas específicas asignadas. Utiliza las tablas del sistema para exportar todos sus registros en formatos CSV, SQL, XML, MARC, etc. Por otra parte el módulo debe permitir el proceso de importación de datos en las tablas disponibles. Esto es inferir en la base de datos para la introducción de información en las tablas.
Módulo de OPAC	Catálogo	Autoridades, Clasificación, Tipo de documento	Emplea como tabla principal el catálogo permitiendo la recuperación y representación de la información publicada en el mismo, la representación de las autoridades implicadas en la autoría de los documentos y las tipologías documentales en cada caso. La función principal del módulo es la búsqueda de información.
	Funciones	Autoridades	Permite registrar todas las posibles funciones de una autoridad en la catalogación de un documento. Por ejemplo Autor principal, Autor, secundario, Prologuista, Editor literario, Editorial, Traductor…
	Tipo de usuario	Usuarios	Define las distintas categorías de usuarios.
	Tipo de documento	Catálogo	Define los tipos documentales que se emplean en la descripción bibliográfica del catálogo. Por ejemplo: Monografía, Obra de referencia, Informe, Acta de congreso, Jornadas.
	Políticas de préstamo	Tipos de usuarios, Tipo de documento	Determina qué características de préstamo se permite para cada tipo de usuario y documento generando una matriz de políticas de préstamo.

• Especificaciones de las tablas (Diccionario de datos).

Campo	Tipo de campo	Cotejamiento	Atributos especiales y características	Nulo	Comentario
id	int(11)		auto_increment	No	Identificador autonumérico
barcode	varchar(100)	utf8_general_ci		Sí	Código de barras del usuario
date_entry	timestamp			No	Fecha de registro inicial
date_update	date			Sí	Fecha de actualización de la ficha del usuario
date_suscription	date			Sí	Fecha de suscripción, carné de la biblioteca
lastvisit	date			Sí	Fecha de la última visita, login o acceso del usuario al sistema
online	varchar(10)	utf8_general_ci	Valores predeterminados: on, off	No	Estado actual del usuario, conectado o no conectado
level	varchar(100)	utf8_general_ci	Valores predeterminados: 1, 2, 3, 4	No	Nivel de acceso a las funciones del sistema
typeuserid	int(11)			No	Identificador del tipo de usuario, obtenido en la tabla “tipos de usuarios”
status	int(11)		Valores predeterminados: 0, 1, 2	No	Estado del usuario. 0 representa baja, 1 representa activo, 2 representa penalizado
fullname	varchar(350)	utf8_general_ci		No	Nombre completo del usuario incluyendo apellidos
location	varchar(500)	utf8_general_ci		Sí	Dirección de contacto del usuario
phone	varchar(100)	utf8_general_ci		Sí	Teléfono de contacto del usuario
dni	varchar(25)	utf8_general_ci		Sí	Documento nacional de identidad
email	varchar(100)	utf8_general_ci		Sí	Correo electrónico del usuario
faults	varchar(10)	utf8_general_ci		Sí	Número de faltas acumuladas del usuario
penalty	varchar(10)	utf8_general_ci		Sí	Número de días de penalización
imguser	varchar(500)	utf8_general_ci		Sí	Dirección URL en la que se aloja la imagen del usuario
notes	text	utf8_general_ci		Sí	Notas u observaciones de la biblioteca
urlresources	text	utf8_general_ci		Sí	Direcciones URL referidas al usuario

• Diagrama de relaciones

• Diseño del interfaz