Ejemplo de macros, navegación y consulta

Con el objetivo de poner en práctica lo estudiado en torno a las consultas y las macros se proporciona el siguiente ejemplo de la base de datos biblioteca_v03.accdb, disponible para su descarga en el siguiente enlace.

Descargar biblioteca_v03.accdb

Cambios producidos
Los cambios producidos en la versión 03 corresponden a un funcionamiento completo de todos los botones de navegación, introducción de macros para el préstamo y la indexación de contenidos en el catálogo. También se incluye un ejemplo de consulta utilizando el operador "Como" con truncamiento. Por otra parte todos los estilos de la base de datos fueron armonizados y normalizados.

Fundamentos de bases de datos y diseño con MS Access: Informes y macros. Parte5

Informes

Los informes permiten generar documentos cuya información procede de una tabla determinada, permitiendo su impresión vía PDF o impresora. Los informes pueden contener información de tablas relacionadas, pueden incluir campos calculados, etc. Los informes constan de diversas partes, a saber: 

• Encabezado de informe. Se introduce el título del informe.
• Encabezado de página. Títulos de las columnas de los campos presentados en el informe.
• Encabezado de grupo. Identificación del grupo de registro.
• Detalle. Visualización del registro propiamente dicho
• Pie de grupo. Utilizado para campos calculados, sumatorios, etc.
• Pie de página. Página y fecha.
• Pie de informe. Campos calculados para todo el informe.

La creación de informes resulta sencilla con el siguiente protocolo de trabajo:

• Menú Crear -> Crear informe en blanco -> Agregar campos existentes -> Arrastrar campos de la lista de campos a la página del informe. (Idéntico funcionamiento al de los formularios) Es posible arrastrar campos relacionados de otras tablas y mostrar la información.
• También es posible introducir subformularios en los informes para mostrar información complementaria mucho más extensa. Para ello, seleccionar la Vista Diseño del informe y utilizar la herramienta para crear subformularios.

Macros

Las macros constituyen elementos fundamentales para el desarrollo de los sistemas de bases de datos MS Access. Ello es debido a que es posible automatizar múltiples procesos que con las tablas y formularios no es posible. Para poder trabajar adecuadamente con macros es necesario, preparar la base de datos y habilitarla para su correcto funcionamiento. Por tanto serán necesarios los siguientes pasos:

• Botón principal de Office -> Opciones de Access -> Centro de confianza -> Configuración del centro de confianza -> Barra de mensajes -> Mostrar la barra de mensajes en todas las aplicaciones cuando se haya bloqueado el contenido
• Botón principal de Office -> Opciones de Access -> Centro de confianza -> Configuración del centro de confianza -> Configuración de macros -> Habilitar todas las macros

Cambiados estos parámetros es necesario salir de la aplicación y volver a cargar la base de datos. En caso contrario, no se aplicarán los cambios necesarios para que se puedan ejecutar las macros de forma segura. Para crear macros, acceder al menú Crear -> Macro. Inicialmente la pantalla de creación de macros no es completa. Para desplegar todas las posibles macros disponibles, se necesita hacer clic en el botón "Mostrar todas las acciones". Otras opciones recomendables son el botón "Nombre de macro" y "Condiciones" Los nombres de macro, permiten identificar las acciones que se programan en la secuencia lineal. Por otra parte las condiciones, permiten establecer bucles de ejecución, métodos desencadenantes de las acciones y en definitiva las condiciones que deben cumplirse para que se desencadene la macro o el procedimiento almacenado. Por tanto las columnas que se pueden desplegar en la ventana de Macro, son las siguientes:

• Nombre de macro. Identifica con un nombre la acción que se está llevando a cabo. Dicho nombre debe cumplir las condiciones de denominación establecidas anteriormente para los nombres de las tablas, formularios, etc. Ello es debido a que es posible nombrar a una acción concreta de la macro, por el nombre aquí asignado.
• Condición. Establece una condición que debe cumplirse para desencadenar una lista de acciones programadas en la macro.
• Acción. Es la tarea o proceso pre-programado en access que puede ser configurado para hacer múltiples actividades. En otros programas como Filemaker se les denomina Guiones.
• Argumentos. Son las características y valores generados como resultado de programar una determinada acción. 
• Comentarios. En muchos casos es aconsejable crear comentarios para explicar el funcionamiento de los procesos programados. 

Ejemplos precisos de la utilidad de las macros

• Asignar valores automáticamente en campos de un formulario. Establecer valor
• Rellenar automáticamente un campo de indexación con los datos introducidos en un formulario.
• Abrir y cerrar formularios, tablas, informes y consultas
• Aplicar filtros en las consultas
• Desplazar a un determinado registro de la colección
• Mostrar mensajes
• Ejecutar otras macros y procedimientos programados
• Imprimir informes y formularios
• Guardar registros...

Fundamentos de bases de datos y diseño con MS Access: consultas. Parte4

Además de los formularios y subformularios, en un sistema de información fundamentado en el uso de bases de datos, también es necesario el uso de consultas, informes y procedimientos programados. Las "consultas" constituyen formularios especializados en el filtrado de la información de las tablas de MS Access. En otras palabras, las consultas en Access son equivalentes a las consultas SQL realizadas directamente en bases de datos MySQL. Los informes en MS Access suponen una vista de datos destinada a la impresión bien sea por vía impresora o PDF. Finalmente los procedimientos programados constituyen un mecanismo fundamental para el control de los procesos en los formularios. También denominados "macros" son un conjunto de órdenes o funciones pre-programadas, que combinadas pueden desempeñar ciertas tareas o procesos automáticos en el entorno del formulario.

Consultas

Las consultas en MS Access permiten mostrar información de una o varias tablas relacionadas empleando para ello uno o varios filtros, también denominados "criterios". Estos criterios pueden ser simples, cuando se basan en los términos introducidos por el usuario, o complejos cuando son programados con el "generador de expresiones". Existen varios métodos para crear consultas. A continuación se exponen los más recomendables:

• Asistente para consultas
  Menú Crear -> Asistente para consultas -> Asistente para consultas sencillas -> Seleccionar tabla -> seleccionar campos a visualizar en la consulta -> Seleccionar consulta en detalle -> Asignar nombre a la consulta con el prefijo "cons-" -> Modificar el diseño de la consulta -> Añadir los criterios de la consulta -> Ver consulta.

• Utilizar un formulario para crear una consulta
  Abrir formulario creado anteriormente para la tabla objetivo -> Menú inicio -> Opciones de filtro avanzadas -> Filtro por formulario -> El formulario aparecerá en blanco, sin registros. Se deben introducir los valores de la consulta en los campos vacíos. (En el margen inferior aparecen las pestañas Buscar y Or que corresponde al tipo de consulta Booleana que se aplica en MS Access) -> Una vez determinados los parámetros o valores de consulta -> Aplicar filtros -> Acto seguido la información de la tabla aparecerá filtrada en el formulario directamente.

Convertir la consulta en un buscador

Siguiendo el modelo del operador "Como" traducción del operador  "LIKE" utilizado en SQL se puede crear un método de interrogación o consulta sencillo para buscar en un determinado campo de la consulta, tal como establece la documentación oficial. Tan sólo hay que introducir el siguiente código, véase tabla1, en el apartado de criterios de consulta del campo correspondiente y adaptarlo al caso.

Como [Introduzca Título:] & "*" El operador “Como” actúa como operador de comparación similar a “LIKE” utilizado en las consultas SQL. El contenido entre corchetes corresponde al título que se desea mostrar en el cuadro de búsqueda. El ampersand indica que la consulta se realiza con el término introducido entre comillas dobles que contiene truncamiento automático. De esta forma cualquier palabra introducida será recuperada en la tabla.

Tabla1. Operador "Como" de consulta

Formularios basados en consultas

Una forma de elaborar formularios especializados es crear las consultas de las tablas que filtran previamente la información en ellas introducida. Por ejemplo la tabla "autoridades" puede contener múltiples tipologías que pueden ser filtradas previamente, creando una consulta para cada tipo de autoridad. Posteriormente se pueden crear formularios de autoridades especializados en autoridades personales, autoridades corporativas, entre otras tomando como "origen de datos" la consulta previamente creada.

Edición experta de las consultas

Las consultas en MS Access al igual que las relaciones que se establecen en las tablas de la base de datos están basadas en SQL. Por tanto, resulta posible modificar las consultas, editando su código SQL. Tomando una consulta ya terminada, dentro de los tipos de vistas para las consultas aparecerá la opción SQL. Al cargar la consulta en modo SQL se mostrará una sentencia que contiene la cláusula SELECT que indica selección de campos, los campos propiamente dichos que se muestran en la consulta, la cláusula FROM que identifica la tabla de origen de los datos y finalmente si fue establecida alguna condición, la cláusula WHERE tras las cuál aparecerán las condiciones de las consultas.

• Ruta de acceso para la vista SQL
  Abrir consulta ya existente -> Menú Inicio -> Vistas -> Vista SQL

• Ejemplo de consulta SQL en MS Access
  SELECT autoridades.[id], autoridades.[id_tipoautoridad], autoridades.[denominacion], autoridades.[fechaextrema1], autoridades.[fechaextrema2], autoridades.[descripcion], autoridades.[id_lugar] FROM autoridades;

Ejemplo de edición de formularios y subformularios en base de datos MS Access

Con el objetivo de poner en práctica lo estudiado en torno a los formularios y subformularios se proporciona el siguiente ejemplo de la base de datos biblioteca_v02.accdb, disponible para su descarga en el siguiente enlace.

Descargar biblioteca_v02.accdb

Cambios producidos
Para la presente versión de la BD biblioteca se han realizado algunos cambios relativos al almacenamiento de las autoridades. Si bien en la versión anterior el campo "autoridades" de la tabla "catalogo" había sido diseñado para almacenar varios valores, en este caso ha sido reemplazado por tres campos de autoridades "id_autoridad1", "id_autoridad2" e "id_autoridad3" con el objetivo de almacenar una autoridad en cada campo foráneo. Ello no significa que el método de almacenamiento de varios valores sea incorrecto, ya que suele ser empleado para almacenar varios valores en vista de hoja de datos. Pero para el ejercicio relativo a formularios y subformularios es más conveniente un tratamiento de las autoridades individualizado que permita elaborar los subformularios necesarios para visualizar toda la información de la tabla relacionada de las autoridades, tal como se puede comprobar en el ejemplo.

Los formularios y subformularios
La base de datos de la biblioteca_v02 incluye varios formularios de ejemplo entre los que destaca el formulario "form-catalogo" y los subformularios "subform-autoridades" y "subform-regostros", puesto que representan un buen ejemplo del significado de relaciones entre tablas y su visualización mediante formularios y subformularios. Por otra parte se ha introducido un sencillo menú de navegación que permite el acceso a terceros formularios de acuerdo a las necesidades de edición de cada caso y manteniendo el esquema de procesos de la cadena documental.

Formulario "form-catalogo"

• Introduce los campos foráneos propios de la tabla "catalogo" y los campos de denominación relacionados por dichos campos foráneos que son los siguientes: [estadocatalogacion].[denominacion], [tipodocumento].[denominacion], [lugar].[denominacion], [editorial].[denominacion]
• El formulario del catálogo consta de 4 subformularios embebidos. Los tres primeros corresponden a las autoridades y el cuarto a los ejemplares vinculados de cada ficha catalográfica.

Subformularios "subform-autoridades1,2,3"

• Cada subformulario establece relaciones del tipo "[catalogo].[id_autoridad1] - [autoridades].[id]", "[catalogo].[id_autoridad2] - [autoridades].[id]" y "[catalogo].[id_autoridad3] - [autoridades].[id]". Por medio de este tipo de relaciones es posible mostrar la información de la autoridad relacionada en el cuadro del subformulario.
• Los subformularios de autoridades originalmente tenían un modo de visualización de tipo "hoja de datos" similar al de una hoja de cálculo. Para cambiar su apariencia es necesario acceder a la hoja de propiedades del elemento -> pestaña Formato -> Vista predeterminada -> modificar el modo de visualización por "un único formulario". De esta forma es posible editar el subformulario en vista diseño al igual que un formulario normal.
• La propiedad de "Formato" barras de desplazamiento figura como "Ninguna", se han inhabilitado los selectores de registro, los botones de desplazamiento y los separadores de registros para que el cuadro del formulario esté libre de controles y sirva como superficie de visualización de datos vinculados.

Subformulario "subform-registros"

• El subformulario registros permite mostrar los ejemplares vinculados a la ficha catalográfica. La relación que se establece es la siguiente: "[catalogo].[id] - [registros].[id_catalogo]"
• Dado que para una ficha catalográfica pueden existir múltiples ejemplares el modo de visualización de tipo "hoja de datos", puede que no sea el más adecuado. Por ello es modificado por el modo "Formularios continuos" que mostrará una sucesión de formularios según el número de registros a mostrar. Esta solución permite una maquetación del formulario y la visualización de los registros en lista.

Formulario "index"

• El formulario "index" es el primer formulario del sistema de información que permite mostrar todas las opciones, accesos y formularios. El objetivo del formulario es redirigir al usuario al formulario que necesita para su edición. 

Formulario "workflow"

• El formulario "workflow" está diseñado sobre un diagrama o flujo de trabajo que puede identificarse con la cadena documental, en cuyas fases puede observarse la presencia de un botón de redirección a un formulario concreto que permite desempeñar las actividades y funciones establecidas para cada fase del flujo de trabajo. Es de gran utilidad cuando la información es sometida a un tratamiento largo y complejo.

Tabla y formulario de ayuda "ayuda" - "form-ayuda"

• Se introduce una tabla nueva denominada "ayuda" en la que se definen las preguntas y respuestas sobre el uso del sistema de información, sus formularios y tablas. Es obligatorio crear este tipo de mecanismos de asistencia para el usuario y que estén disponibles o visibles en todos los formularios del sistema, ya que suponen la documentación e instrucciones de uso del mismo.

Fundamentos de bases de datos y diseño con MS Access: formularios y subformularios. Parte3

Una vez creadas las tablas y campos que conforman la base de datos, puede afirmarse que la estructura de almacenamiento está preparada para recibir y guardar información. Sin embargo no toda la información puede introducirse directamente de una forma adecuada, es decir, muchos registros de las tablas son dependientes del procedimiento documental que se lleve a cabo en el sistema de información. Por ejemplo una tabla que registre pedidos o la circulación del préstamo en una biblioteca puede tener múltiples cambios entre sus datos. Y tales cambios son propiciados por la introducción de un formulario que actúa a modo de interfaz entre el usuario y la base de datos. En este apartado, se determina una forma de proceder a la hora de crear formularios. Los pasos a seguir son los siguientes:

Introducir registros de prueba

Antes de crear los formularios pertinentes para la base de datos, resulta fundamental crear varios registros de prueba en todas las tablas y con todos los campos de descripción. De esta forma es posible asegurarse de que están presentes todos los campos necesarios y efectuar correcciones antes de comenzar con el proceso de creación de los formularios. Si este paso se toma a la ligera, al crear los formularios y estar directamente vinculados con la estructura de las tablas, implica un doble trabajo de modificación en caso de fallo o error. Por tanto es muy aconsejable tener muy en serio la introducción de datos básicos iniciales. Esta prueba también permite observar si las relaciones establecidas entre tablas mediante campos foráneos y el asistente para búsquedas, funcionan correctamente. Por otra parte, se recomienda introducir datos verosímiles a fin de poder determinar si la información que se tratará de gestionar es correctamente recogida en los campos disponibles, si es necesario ampliar la extensión de los campos o modificar el tipo de campo. 

Crear formularios

Los formularios son el interfaz de edición que habitualmente utilizan los usuarios para interactuar con las bases de datos. Permiten establecer un método de trabajo para tratar la documentación y la información que se almacena en las tablas, permitiendo un flujo de trabajo, también conocido como workflow. El flujo de trabajo en casi todos los casos puede ser identificado con la cadena documental de la unidad de información y documentación. Por ejemplo un despacho de abogados no sólo registra la información de los procesos legales sino que los relaciona con sus fuentes legales, resoluciones ya existentes, fallos jurídicos, personas e instituciones implicadas, que se suceden a lo largo del proceso legal. Por tanto puede afirmarse que no toda la información se encuentra disponible desde el principio, suponiendo una labor de varias personas y departamentos la edición de un mismo registro desde diversos puntos de vista. Profundizando en el ejemplo, a la fase de "demanda" le sigue la "contestación de la demanda", "la apertura a pruebas", la fase de "alegatos", los "autos para sentencia", la "sentencia", los "recursos de apelación y de alzada" y finalmente una "sentencia firme". Cada uno de los estadios implica un tratamiento del caso y un enriquecimiento constante de información, nuevos documentos, que aportan múltiples actores y que contribuyen a crear el flujo de trabajo al que antes se aludía. En una biblioteca sucede igual, el proceso de "selección", "identificación", "precatalogación", "catalogación", "clasificación", "indización", "vaciado" y finalmente "recuperación de información". Para cada una de las fases que se determina clave y determinante en el proceso o flujo de trabajo se requerirá un formulario. Por definición y añadido a lo que se ha referido, también se crearán tantos formularios como tablas tenga la base de datos. De esta forma el usuario puede editar la información de cada tabla o bien introducirse en la cadena documental o proceso de trabajo en el que debe editar la información. Volviendo al caso del despacho de abogados, cada departamento tendría un formulario sobre el que centrar su trabajo, editando una parte muy concreta de un registro. Dicho de otra forma, el proceso legal se construye gracias a la cooperación entre departamentos con formularios especializados en cubrir cada apartado o cada fase del proceso. De tal forma que el departamento encargado de demandas, registra la demanda de los clientes, describiéndola por completo y añadiendo las pruebas correspondientes. A continuación el departamento jurídico, guarda la contestación para dicha demanda y los alegatos de la parte contraria y así sucesivamente con el resto de departamentos hasta completar el proceso jurídico-legal. Resulta obvio que los datos introducidos en la primera fase repercuten en el resto de fases y procesos, tales aspectos deben ser tenidos en cuenta en el diseño de los formularios. Por ejemplo, volviendo al caso de la biblioteca, en el momento de la fase de identificación en el que se detecta que el documento es una fotografía y no una monografía, tal hecho debe causar importantes cambios en el modelo de formulario para la catalogación. De hecho, aunque existen campos de descripción análogos tanto para la fotografía como para la monografía, no son el mismo material y ambos tipos documentales tienen campos de descripción diferenciados. Por tanto, deben existir formularios para la catalogación de los distintos tipos documentales si se desea realizar un trabajo documental de calidad y un correcto proceso de catalogación. Por tanto se deben recordar las siguientes reglas:

• Cada tabla debe tener su correspondiente formulario.
• Si existe un flujo de trabajo, deben crearse los formularios necesarios para emular todas sus fases, de forma tal que pueda tratarse la información o la documentación en cadena por varios administradores o departamentos. Ello implica un profundo conocimiento de la institución o centro de información y documentación para el que se está desarrollando el sistema de información.
• Si una determinada tipificación implica distintos campos de descripción para el registro, deben diseñarse diversos formularios o plantillas para la introducción de los datos correspondientes de acuerdo al modelo de descripción.

Tipos de formularios

• Formulario de inserción de datos. Formularios cuya única función es la introducción de registros o datos. Suelen corresponder a tablas con un alto número de campos y cuya estructuración suele ser compleja.
• Formulario de inserción y edición. El formulario combina la introducción de datos y su edición o modificación. Por ende se permite la navegación y filtrado de los registros.
• Formulario de recuperación. Formulario con campos de búsqueda, que permite desencadenar el proceso de recuperación sobre una serie de tablas de la base de datos.
• Formulario de navegación. Son formularios cuyo propósito es permitir el acceso a terceros formularios. Por ejemplo un formulario con un menú de opciones que correspondan a los formularios de  edición de las distintas tablas de la base de datos. Un formulario de navegación típico también es aquel que representa el diagrama del flujo de trabajo o cadena documental y los accesos correspondientes a los formularios de cada fase definida en dicho diagrama. 

Método para la creación de formularios

• Crear formulario en blanco
• Menú superior -> Crear -> Crear formulario en blanco -> Lista de campos -> Seleccionar tabla  -> Arrastrar campos al formulario en blanco
• Al arrastrar un campo al formulario en blanco, aparece un apartado de campos disponibles en tablas relacionadas, de forma tal que es posible introducir campos de terceras tablas para la visualización de información complementaria.

Crear subformularios

Los subformularios son formularios integrados dentro de otros formularios y tienen como objetivo proporcionar registros relacionados con respecto al que se está editando en el formulario portador. Por ejemplo el formulario correspondiente al catálogo de la biblioteca puede contener un subformulario que haga posible la visualización de los registros correspondientes a los ejemplares de las fichas catalográficas registradas en la tabla catálogo. Esta información es importante para poder observar información complementaria constituida por múltiples campos de descripción correspondientes a tablas relacionadas. 

Método para la creación de subformularios

• Una vez creado el formulario principal se puede crear el subformulario
• Abrir el formulario principal en modo vista diseño -> Observar el cuadro de herramientas de diseño -> Seleccionar icono de subformulario/subinforme -> Crear recuadro sobre la superficie de edición del formulario -> al soltar el botón cuando se crea el recuadro, aparece una ventana de diálogo con el asistente para la creación de subformularios -> Seleccionar la tabla relacionada que se desea mostrar en el subformulario -> Definir relación entre la tabla del formulario principal y la tabla del subformulario (también es posible elegir una relación sugerida por el asistente) ->  asignar denominación al subformulario.

Edición y maquetación

• Todos los formularios deben incorporar un encabezamiento que proporcione un diseño uniforme con respecto al resto de formularios del sistema, el título de la aplicación, subtítulo de la aplicación y título o nombre del informe.
• Normalización de la apariencia de todos los formularios en el sistema de información. 
• Todos los formularios deben incorporar un menú de navegación básico que permita acceder al resto de formularios para la edición de todas las tablas del sistema.
• Cada formulario debe contener todos los campos necesarios para realizar las funciones de edición, inserción y recuperación según el caso. 

Consideraciones 

• Los nombres de los formularios deben ser cortos y suficientemente denotativos y claros del contenido que van a gestionar. Es muy recomendable emplear algún tipo de prefijo que identifique claramente el formulario del subformulario. Por ejemplo el prefijo "ff", "ff-", "form-" identifican formularios. Los prefijos "sff", "sff-", "subform-" identifican los subformularios. El resto de reglas de denominación para tablas y campos tienen igual aplicación en el caso de los formularios y subformularios.
• En MS Access no está permitido el uso del guión bajo (_) en la denominación de formularios y subformularios.

Fundamentos de bases de datos y diseño con MS Access: diseño de relaciones. Parte2

Las tablas y campos de la base de datos no tienen interacción alguna, a no ser que se establezcan las relaciones pertinentes entre las mismas. Según lo explicado en relación al modelo ER, las relaciones han de ser establecidas utilizando los campos clave primarios y los campos clave foráneos o externos, véase artículo  de relaciones. De esta forma es fácil adivinar que un campo clave foráneo denominado "id_catalogo" sito en la tabla "registro" tendrá una relación directa con el campo clave primario "id" de la tabla "catalogo". Teniendo estos aspectos claros, hay que recordar que las relaciones entre tablas de cualquier base de datos están basadas en una consulta SQL. Esto significa que en esencia una relación entre tablas de una base de datos es de hecho una sentencia en lenguaje de consulta SQL. Esta apunte es importante para comprender que aunque MS Access permita representar visualmente las relaciones a través de líneas vinculantes entre tablas, no son más que representaciones subjetivas de lo que realmente articula, de forma poco visible para el usuario, las relaciones en un sistema de bases de datos. Dicho lo cual se procede a explicar los dos métodos más adecuadas para generar las relaciones entre tablas en bases de datos de tipo Access.

Método de asistente para búsqueda

Es el método más sencillo para crear relaciones de forma rápida y sencilla. Se utiliza durante el proceso de creación y edición de las tablas y sus correspondientes campos. Se parte del supuesto en el que todas las tablas y sus campos fueron creados. A partir de este punto se editan uno a uno los campos foráneos de las tablas, concretamente se especifica que el tipo de campo es "asistente para búsqueda". Esta opción hace posible que se genere automáticamente una relación con las características que se establezcan a través de un asistente de búsqueda. Los pasos a seguir son los siguientes:

• Selección del campo foráneo en la tabla correspondiente en modo "vista diseño"
• Cambiar el tipo de campo por "asistente para búsqueda"
• Acto seguido aparecerá una ventana de diálogo con un proceso guiado para establecer la relación la tabla objetivo, con las siguientes preguntas:
• P1 - ¿Cómo desea que la columna de búsqueda obtenga sus valores? R1.1 - Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en la tabla o consulta (Ésta opción permite relacionar la tabla actual con la tabla que se seleccione a continuación) R1.2 - Escribiré los valores que desee (Se utiliza en el caso en el que se tenga una lista de valores fijos e inamovibles que debe ser mostrada en el formulario, sin necesidad de terceras tablas)
• P2 - ¿Qué tabla o consulta debe proporcionar los valores para la columna de búsqueda? R2 - Seleccionar la tabla correspondiente.
• P3 - ¿Qué campos contienen los valores que desea incluir en la columna de búsqueda? R3 - Seleccionar sólo los campos principales que identifican adecuadamente el registro de la tabla relacionada. Por ejemplo el campo clave primario, los campos de denominación o titulación y algún campo de control. Si la tabla posee muchos campos y se vuelcan todos, la longitud de la fila sera mayor de lo que la resolución de la pantalla puede soportar. 
• P4 - ¿Qué orden desea para los elementos del cuadro de lista? R4 - El orden depende de las necesidades del diseño. Es habitual ordenar de acuerdo al campo clave primario o con orden alfabético de denominación.
• P5 - Ancho de las columnas. R5 - Establecer un ancho determinado aproximado y desmarcar la opción de ocultar la columna clave. En muchos casos es necesario conocer en todo momento cuál es el identificador de los registros de cada tabla, favoreciendo la transparencia de la misma.
• P6 - ¿Qué columna en la columna de búsqueda contiene el valor que desea guardar o utilizar en la base de datos? R6 - Elegir en todo caso el campo clave primario "id".
• P7 - ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda? R7 - Mantener el valor dado por defecto. 
• P8 - ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda? R8 - Cuando la relación es de muchos a muchos es necesario marcar la casilla "Permitir varios valores"
• Finalizar proceso.

Automáticamente al finalizar el proceso del asistente, se genera una relación con la tabla especificada de la que extraerá la información indicada, generando una lista con todos los registros que pueden ser relacionados. Ésta relación puede ser comprobada desde el "menú herramientas de base de datos -> relaciones -> mostrar todas las relaciones". Por otra parte, el cuadro de propiedades del campo recientemente editado en su pestaña de "búsqueda" contendrá una instrucción similar a la siguiente en el apartado de "Origen de la fila".

• SELECT [autoridades].[id], [autoridades].[id_tipoautoridad], [autoridades].[denominacion] FROM autoridades ORDER BY [id]; 

Esta sentencia es lenguaje de consulta SQL que puede ser modificado para adaptar la relación y sus características, ordenación y campos recuperados, lo que demuestra la afirmación anteriormente referida. Otro detalle importante es el apartado "Origen de la fila" que indica en todos los casos de dónde toma el campo, el formulario, el informe o la consulta la información, dicho de otra forma, qué tabla proporciona la información. No hay que olvidar este concepto, puesto que más adelante será utilizado de forma extensiva.

Método convencional de herramienta de relaciones

El método convencional no influye directamente en los campos de las tablas con los que existe una relación, obligando en tal caso a configurar posteriormente cada uno de los campos foráneos. Con el método anterior el campo foráneo y la relación quedan resueltas en el acto. Para editar las relaciones se puede acceder desde "menú herramientas de base de datos -> relaciones -> mostrar todas las relaciones". Inicialmente es posible que nos visualice ninguna tabla. En ese caso hacer clic en la opción "mostrar tabla" y cargar todas las que se necesiten para establecer las relaciones. A continuación basta con seleccionar el campo clave primario y arrastrarlo al campo clave foráneo para mostrar un cuadro de diálogo que permite editar la relación; esto es, los campos clave primario y clave foráneo de la tabla1 y de la tabla2 entre las que se establece la relación, el tipo de combinación y la integridad referencial de la misma.

Ejemplo de edición de tablas y campos en base de datos MS Access

La edición de tablas y campos de una base de datos constituye un paso importante para el desarrollo de la mecánica relaciona del sistema de información. Un referente que puede ejemplificar este proceso descrito anteriormente, puede ser similar al que se muestra en la base de datos biblioteca_v01.accdb disponible para su descarga en el siguiente enlace.

Descargar biblioteca_v01.accdb

La base de datos biblioteca_v01 está compuesta por las tablas catálogo, autoridades, tipo de autoridad, tipo de documento, usuarios, tipo de usuarios, circulación, políticas de préstamo, lugares, editoriales, estados de suscripción y estados de préstamo. Aunque una base de datos de un sistema de gestión de bibliotecas podría albergar un número de tablas cercano al centenar, en este caso se propone una primera aproximación con las tablas principales y esenciales para comprender el desarrollo de bases de datos relacionales. A continuación se describen cada una de las tablas y sus relaciones:

• Tabla: Registro - registro. La tabla registro permite realizar un recuento de los ejemplares y copias que la biblioteca dispone de un determinado documento. De esta forma es posible determinar que dichos ejemplares poseen una ficha catalográfica determinada, vinculada en la tabla catálogo. Por tanto la tabla registro describe las características del ejemplar concreto y se relaciona directamente con la tabla catálogo, utilizando campos como el código de barras. Por otra parte pueden existir otras relaciones como por ejemplo la tabla estado de conservación, ya que alude a las particularidades específicas de cada ejemplar, así como la relación con la tabla estado prestable que determina si el ejemplar se encuentra en condiciones de ser prestado o no. Por ejemplo en las bibliotecas es posible encontrar ejemplares de monografías con signatura roja, lo cual indica que sólo pueden ser utilizados en la sala de lectura, no siendo en caso alguno prestables.

• Tabla: Catálogo - catalogo. Contiene la fecha de registro del ejemplar en la biblioteca, su fecha de actualización o modificación, la fecha de baja y la fecha de expurgo, el tipo de documento, códigos de control externo (upc, isbn, issn), campos de las áreas de título, mención de responsabilidad (autoridades), edición, publicación y notas. Las relaciones de la tabla catálogo lo son con respecto al tipo de documento (tipología documental), las menciones de responsabilidad (autoridades), el lugar de publicación (lugar), la editorial responsable de la publicación (editorial). Por otra parte el campo fecharegistro introduce automáticamente la fecha y hora actuales debido a la asignación de la propiedad del campo "valor predeterminado -> funciones de fecha/hora -> ahora()". Otros campos de importancia son los correspondientes a la signatura del documento y los campos de clasificación (Ejemplo que será tratado en próximos artículos). 

• Tabla: Estados de la catalogación - estadocatalogacion. La tabla de estados de la catalogación tiene como objetivo establecer en qué fase se encuentra la catalogación del documento que fue dado de alta en la biblioteca. Por ejemplo la fase de precatalogación (cuando el documento es dado de alta y registrado de forma inicial), catalogación (cuando el documento se encuentra en proceso de análisis documental no terminado), difusión (cuando el documento fue catalogado y se encuentra disponible para su recuperación en OPAC), pasivo (el documento fue dado de baja, formando parte del fondo bibliográfico pasivo de la biblioteca) y expurgo (el documento ha sido eliminado, pero el registro de la base de datos se mantiene para dar testimonio de su paso por la biblioteca). 

• Tabla: Autoridades - autoridades. La tabla de autoridades tiene que asegurar la descripción de diversos tipos de autoridades, ya sean personales, corporativas, institucionales, familias, etc. En este sentido la tabla de autoridades debe contener campos de descripción adaptados para cada caso. Por ello es necesario ser conscientes de que por ejemplo el campo "denominación" puede contener la denominación de una empresa o institución o contener el nombre completo del autor de un libro descrito en el catálogo. Esta ambivalencia hace posible una reducción en el número de tablas y una simplificación del proceso de asignación de autoridades en el registro del catálogo. De otro modo, sería necesario crear tantas tablas como tipos de autoridades, conllevando una difícil gestión y normalización del corpus de autoridades global. La tabla de autoridades está vinculada con la tabla catálogo para proporcionar las autoridades que conforman la mención de responsabilidad de los documentos registrados. La relación con el tipo de autoridad es clave para identificar la naturaleza o género de la autoridad. Por otro lado, pueden existir relaciones con tablas secundarias como por ejemplo la tabla "lugar" para indicar la localización de la autoridad. 

• Tabla: Tipo de autoridades - tipoautoridad. Tabla auxiliar relacionada con la tabla principal autoridades. Permite identificar los tipos de autoridad personal, corporativa, familias, congresos, series, entre otros. 

• Tabla: Tipo de documento - tipodocumento. Tabla auxiliar relacionada con la tabla principal catálogo. Permite identificar los tipos de documentos o géneros posibles que se registran y analizan durante el proceso de catalogación.

• Tabla: Usuarios de la biblioteca - usuarios. La tabla usuarios debe contener campos para la descripción de los usuarios de la biblioteca. Esto es la identificación del tipo de usuario, nombre completo del usuario, correo electrónico y contraseña de acceso del mismo, estado de la suscripción del usuario (tramitación, usuario activo, usuario baja), dirección completa, números o códigos de identificación personal, teléfonos y medios de contacto, anotaciones, etc. Otros posibles campos no introducidos en el ejemplo y de relevancia son el contador de retrasos, campos de penalización o fecha de penalización por retraso en la devolución de los documentos. La tabla usuarios consta de relaciones con la tabla circulación (para definir los documentos prestados al usuario) y la tabla tipo de usuario (define la tipificación de usuarios).

• Tabla: Tipos de usuario - tipousuario. La tabla tipos de usuario está relacionada con la tabla principal usuarios en la que identifica la naturaleza, género o tipificación del mismo. Por ejemplo alumnos, profesores, investigadores, personal de administración y servicios, etc. También existe relación con la tabla circulación y políticas de préstamo, dado que es necesario especificar el tipo de usuario al que se prestan determinados tipos de documentos, que vinculan directamente las políticas de préstamo de la biblioteca.

• Tabla: Circulación y préstamo - circulacion. La tabla circulación tiene como objetivo registrar el tipo de usuario, el usuario (Identificador del usuario), el tipo de documento y el documento que se presta (Esto es el identificador de la tabla registros y catálogo correspondiente a la ficha catalográfica del documento) o devuelve en la biblioteca. Cada transacción debe ser registrada con sus fechas de préstamo y devolución así como el estado del préstamo (que puede adoptar valores prestado, devuelto, retrasado). La tabla de circulación por tanto está relacionada con las tablas de usuarios, registro, catálogo, tipo de usuario, tipo de documento y política de préstamo.

• Tabla: Políticas de préstamo - politicasprestamo. La tabla políticas de préstamo describe para cada tipo de usuario y tipo de documento una duración de préstamo determinada y un determinado número de documentos. De esta forma cuando el usuario es identificado por su tipología así como por el documento que le será prestado, se identifica una política de préstamo que determina las condiciones de la transacción.

• Tabla: Lugares - lugar. La tabla de lugares, define las localizaciones o lugares que corresponden a la publicación de un documento en la tabla catálogo o al lugar de procedencia de una autoridad. Se trata de una tabla de tipo auxiliar que actúa en diversas tablas principales con las que se relaciona. Debe contener todos los campos que permitan una definición o descripción completa de una localización.

• Tabla: Editoriales - editorial. La tabla editoriales si bien puede ser sustituida por la tabla autoridades, al ser considerada una autoridad más en los tipos ya enunciados, se ha considerado aparte en el presente ejemplo, por corresponder a un área de descripción distinta. (Ello no significa que no se emplee una tabla autoridades para englobarla también, ya que resulta perfectamente válido). La tabla editoriales está vinculada directamente con la tabla catálogo de la biblioteca, identificando la entidad encargada de la publicación del documento.

• Tabla: Estados de suscripción del usuario de la biblioteca - estadosuscripcion. La tabla estados de la suscripción del usuario, define en qué estado se encuentra el carné del usuario para acceder a los servicios de la biblioteca, especialmente al préstamo de documentos. La suscripción puede estar siendo tramitada, ha podido ser dada de alta y por lo tanto el usuario se encuentra activo o ha podido ser dado de baja, por lo tanto el usuario no puede acceder al préstamo. 

• Tabla: Estados del préstamo en circulación - estadoprestamo. La tabla de estados del préstamo en circulación viene a definir que una transacción determinada se encuentra en activo, ha sido cerrada o por el contrario se ha retrasado. De esta forma es posible comprobar qué usuarios no han devuelto los documentos o cuántos documentos se encuentran prestados o bien realizar un informe de los documentos prestados durante un periodo cronológico en la biblioteca. Por ello la tabla auxiliar de estados de préstamo está directamente vinculada con la tabla circulación.

• Tabla: Estados de la catalogación - estadocatalogacion. La tabla estados de la catalogación define el proceso de análisis documental en el que se encuentra el documento que está siendo registrado en la biblioteca. Algunos de los posibles estados pueden ser precatalogación, catalogación, difusión, pasivo o expurgo. Cómo puede observarse algunos no se consideran estados de análisis documental propiamente dichos e identifican especialmente la fase de la cadena documental.

• Tabla: Estado prestable - estadoprestable. La tabla estado prestable tiene como objetivo definir si un ejemplar individual puede ser prestado o no en la biblioteca. La tabla auxiliar se relaciona directamente con la tabla principal registros.

Esquema relacional de la base de datos biblioteca_v01.accdb

Fundamentos de bases de datos y diseño con MS Access: tablas y campos. Parte1

La base de datos Microsoft Access proporciona un entorno de aprendizaje excelente para poner en práctica todos los conceptos descritos anteriormente. Esto es la creación de las tablas y campos (entidades y atributos) que se han definido en el plan de automatización de bases de datos. Este primer paso supone la representación de todos los aspectos descriptivos y metadatos que definen los registros e informaciones que se almacenarán en el sistema. Mientras se crean las tablas y se preparan los campos de descripción es muy posible que el documentalista advierta aspectos que originalmente no fueron tenidos en cuenta. Tales consideraciones son de importancia y deben ser introducidas en el diseño final, así como en un registro de cambios y modificaciones que debe adjuntar el proyecto.

Crear tablas

Las tablas son estructuras de una base de datos, capaces de guardar registros, filas, ítems o elementos con características comunes que hacen que sean susceptibles de ser agrupados, listados y representados bajo una misma designación o denominación. Las tablas o entidades permiten por ejemplo almacenar un conjunto de documentos y material bibliográfico bajo la denominación "catálogo", un conjunto de bienes de consumo bajo la denominación "productos", una lista de comprobantes de venta con la denominación "facturación", un conjunto de alumnos, profesores e investigadores, bajo el título de "usuarios", una lista de fabricantes con el nombre de "proveedores" y así sucesivamente, según el caso del sistema de información que se desea desarrollar. Por tanto es de vital importancia concebir nombres lo suficientemente representativos del conjunto de elementos que van a englobar. Por ello siempre que se piensa en tablas es necesario pensar en los contenidos y registros que esta estructura albergará. Con todas las cautelas y la documentación previa, correspondiente a la planificación del sistema de base de datos, la creación de tablas se realiza siguiendo los siguientes pasos:

• Crear base de datos en blanco
• Menú superior -> Crear -> Tabla -> Guardar -> Guardar como -> titular tabla (asignar el nombre de la tabla)

En este estado, la tabla se crea automáticamente, sin registros (vacía) y con un campo por defecto, el campo clave primario "Id". Se advierte que la denominación del campo es incorrecta, puesto que contiene la letra "I" mayúscula, aspecto que se deberá modificar en la fase de edición de campos por una letra "i" minúscula. A continuación se deberán crear todas las tablas que se requieran para el proyecto siguiendo el mismo procedimiento anteriormente especificado.

Editar campos

Los campos de las tablas, también denominados atributos, constituyen la estructura interna de la tabla. Permiten describir y guardar diversos datos, aspectos o informaciones sobre el elemento, objeto o registro que se pretende describir y guardar en dicha tabla. Es correcto entender que los campos de una tabla son metadatos si nos atenemos a la significación del concepto, lo cual indica que los campos tienen la misión de fijar la información real y fidedigna del objeto de la descripción. En resumen podría sintetizarse como datos sobre datos. Si bien en el capítulo anterior se especificaban los tipos de campos según sus datos, también cabe una clasificación funcional de los campos que identifica su tipología según su motivación, orientación y objetivos principales, estos son:

• Campos de control. Campos especializados en el control de los registros y filas de la tabla. Se utilizan para controlar los registros con numeraciones y códigos distintos al método autonumérico exclusivo del campo clave primario. Algunos ejemplos de campos de control pueden ser:

• Campo numérico de control. Suele ser un campo numérico de tipo entero, no necesariamente autonumérico que tiene como objetivo registrar códigos de producción, números de serie, lotes, y stocks. Por ejemplo es muy habitual que en las tablas convivan dos campos de control, a saber el campo "id" principal (no visible para el usuario de la BD) y un campo de control (Visible para el usuario) con un valor numérico no necesariamente coincidente con la cifra del campo de identificación "id". Obsérvese que el campo autonumérico "id" asigna automáticamente los valores numéricos correlativos para cada registro que se ingresa en la tabla, sin permitir ningún tipo de modificación en el valor asignado. Ello significa que a todos los efectos la numeración es inamovible. En esos casos, cuando se elimina un registro de la tabla la numeración correlativa deja entrever que falta un registro. Pero si se desea modificar en algún momento la numeración de los registros el campo numérico de control, permite precisamente hacerlo. Por ello suele utilizarse de manera combinada con el campo "id", permitiendo un doble control de los registros de la tabla.

• Campo de identificación unívoca. Campo alfanumérico cuyo objetivo es registrar un código único para un objeto, elemento o ítem, de forma tal que pueda ser recuperado por coincidencia  o correspondencia exacta. Por ejemplo el ISBN, ISSN, NIPO, depósito legal, DOI, URI, permalink, códigos normalizados, número de referencia.

• Campos de identificación. Corresponde a los campos especializados en la identificación básica del objeto o elemento sujeto a descripción. La información alojada en los campos de identificación permiten describir de forma clara y precisa los rasgos denotativos y característicos del registro de la tabla. Esto significa que es identificable o distinguible del resto de elementos o registros de la tabla. Lo constituyen campos principales comunes a la mayor parte de las tablas en cualquier sistema de información; por ejemplo el campo "título", "subtítulo", "autor", "responsable", "coautor", "fecha de publicación", "fecha", "año", "origen", "procedencia".

• Campos de titulación o denominación. Habitualmente para cualquier tipo de elemento u objeto sujeto a descripción se requiere algún tipo de titulación o denominación básica que lo identifique preferentemente. Lo constituyen campos como "título", "subtítulo", "denominación", "titular", "nombre".

• Campos de autoridad principales. Identifican personas, lugares, temáticas, entidades, organizaciones, familias, congresos, reuniones, etc. Por ejemplo algunos campos utilizados para dicha finalidad son "nombre", "apellidos", "nombre completo", "nombre principal", "nombre secundario", "denominación", "entidad(cf)", "persona(cf)", "editorial(cf)", "familia(cf)"

• Campos de datación cronológica. Identifican fechas o momentos históricos. Algunos campos de esta categoría son "fecha", "hora", "fecha y hora", "fecha de registro", "fecha de modificación", "fecha de recepción", "fecha de actualización", "fecha de revisión", "fecha de aprobación", "fecha de publicación", "hito cronológico(cf)", "data crónica", "hito histórico(cf)"

• Campos de datación tópica. Identificación de la localización del objeto, elemento, ítem sujeto a descripción. Esto es el lugar en el que se encuentra ubicado, su localización o localizaciones, pudiendo ser o no exactas. Por ejemplo en el ámbito bibliográfico la localización topográfica de un libro a través de su signatura, o la localización topográfica según la codificación del edificio, sala, estantería, balda e incluso carpeta. Pero fuera de la biblioteca o el archivo, las localizaciones pueden ser direcciones completas, lugares concretos y códigos de posicionamiento como es el caso de la información de las bases de datos geográficas. 

• Campos de origen y destino. Identifican la procedencia del objeto o elemento sujeto a descripción así como su destino. Son campos de especial importancia en el tratamiento documental, la tramitación de documentos y en el diseño de los flujos de trabajo en una organización o centro de información. Por ejemplo el campo "origen(cf)" puede aludir a un sujeto productor, una entidad o departamento que o bien creó el documento, lo modificó, transformó o adiciona nueva información. Cuando el documento quedó completado en dicha fase, se destinó al siguiente departamento, entidad o persona para continuar con su procedimiento y tramitación, quedando identificado el "destinarario(cf)" y el "remitente(cf)". 

• Campos de tipificación. Son aquellos campos que a partir de una clasificación predeterminada, permiten tipificar un elemento u objeto sujeto a descripción, aportando una información o rasgo  clave que lo identifica. Si bien los campos de tipificación también podrían considerarse de descripción, dada su naturaleza de campos foráneos que almacenan los valores numéricos de los campos claves de otras tablas. Por ejemplo los siguientes campos formarían parte de esta categoría "tipo de documento(cf)", "tipo de formato(cf)", "tipo de soporte(cf)", "tipo de encuadernación(cf)", "tipo de objeto(cf)", "tipo de producto(cf)", "estado de préstamo(cf)", "estado de conservación(cf)", "estado de análisis(cf)", "tipo de adquisición(cf)", "forma de pago(cf)", "estado de tramitación(cf)", "estado de fabricación(cf)", "estado del envío(cf)", "estado del usuario(cf)", "tipo de usuario(cf)", "tipo de acceso(cf)", "género forma(cf)", "tipo de cámara(cf)", "tipo de encuadre(cf)", "tipo de objetivo(cf)", "tipo de plano(cf)"

• Campos de descripción. Son los campos que, más allá de ofrecer una primera identificación, permiten reflejar todos los aspectos y características del registro, documento, objeto, elemento o ítem sujeto al análisis. Esto significa que los campos de descripción deben permitir realizar un retrato completo de la naturaleza, forma, contenido, orientación, destinatarios, productores, responsables, autoridades y relaciones del documento que esta siendo analizado, de una persona que está siendo registrada, de un proceso que se está describiendo, de una pieza de un taller mecánico, de un repuesto de una aeronave, de una obra de arte pictórica, de un objeto manufacturado, del análisis químico y biológico de la composición del agua de un embalse o una reserva acuífera, de una denuncia de un ciudadano, etc. Cada caso tiene sus particularidades de descripción que conviene determinar inicialmente para ofrecer un grado de exhaustividad en el análisis de los registros, que variará según los objetivos del pliego de especificaciones del proyecto. Por ejemplo la descripción de un libro puede realizarse con unos pocos campos basados en las normas ISBD. Pero si se utilizasen todos los campos, supuestos y excepciones posibles de las normas MARC21, probablemente existirían más de 200 campos de descripción que en muchos casos sobrepasaría las necesidades de descripción reales. Por ello resulta importante adecuar las necesidades y realidades al grado de exhaustividad referido anteriormente. Un ejemplo de campos de descripción bibliográfica podrían ser "edición", "mención de edición", "serie", "colección", "número de serie", "clasificación por tesauro", "clasificación decimal", "etiquetas de clasificación", "categorías temáticas", "encabezamientos de materia", "descripción física", "ilustraciones", "otras partes", "indización", "palabras clave", "resumen", "índice", "sumario", "relación con otros documentos", "forma parte de", "enlaces relacionados", "bibliografía relacionada", "citas", "referencias", etc.

• Campos de descripción contextual. Campos destinados a describir las circunstancias y características que rodean al objeto sujeto a descripción. Por ejemplo el contexto visual, histórico, denotativo, connotativo, el entorno de aplicación, su objetivo, elementos y objetos similares o parecidos. 
• Campos de descripción del contenido. Se centran en la descripción de la información que porta el objeto, documento o elemento sujeto a descripción. Esto implica sus propiedades intrínsecas registradas o grabadas en él. En el caso de una estela de piedra, las inscripciones pueden ser transcritas, traducidas y relatadas. Un documento monográfico puede ser descrito a partir de su clasificación, propiedades físicas, estructura y organización.
• Campos de descripción física.
• Campos de descripción temática
• Campos de descripción científica

• Campos de almacenamiento. Constituyen campos dedicados al almacenamiento de los documentos digitalizados ya sea a través de campos de tipo binario, de memoria, comprimidos o campos hipertextuales que contienen la URL o enlace al documento primario o secundario objetivo. 
• Campo de almacenamiento hipertextual. Campos especializados en el almacenamiento de enlaces que vinculan un recurso electrónico/digital accesible en un servidor local o remoto.
• Campo de almacenamiento a texto completo. Campos orientados al alojamiento de textos completos de documentos.
• Campo de almacenamiento embebido. Campos especializados en la compresión y conversión binaria de los archivos de texto, ofimáticos e imágenes para ser embebidos en el sistema. El documento objetivo no se aloja en un servidor local o remoto, sino en la propia base de datos, lastrando su rendimiento.

• Campos de seguridad. Si bien son campos de tipo texto sin mayor inconveniente o misterio, un campo de seguridad se distingue por el tipo de información contenida. Son campos creados con una longitud de caracteres limitada o específica para alojar información encriptada, ofuscada o modificada con el objetivo de proteger datos sensibles y no comprometer la seguridad del resto de la base de datos o evitar la vulneración de los derechos de privacidad de las personas. 
• Campos de nombres de usuarios y contraseñas. Son campos destinados al almacenamiento de nombres de usuario, correos electrónicos, nicks y contraseñas. Por ello se debe procesar la información codificada a fin de evitar o retrasar el proceso de ingeniería inversa o desofuscación de la protección de la información.
• Campos basura. Se considera campo basura a un campo que almacena toda la información sensible de los usuarios en un campo único, lo que significa que el propio campo articula mecanismos de estructuración de la información internos y una encriptación externa añadida.
• Campos de comunicaciones. Son campos destinados al almacenamiento de los comentarios de los usuarios en un sistema de información. Por ejemplo las conversaciones privadas de los usuarios de una red social, los comentarios privados, los correos internos, que son almacenados en campos que requieren medidas de encriptación y privacidad de los contenidos.

Teniendo en cuenta la clasificación de los campos de las tablas, para crear los campos en Ms Access, es necesario seleccionar en primer lugar la tabla objeto de la edición -> Hacer clic en el icono Ver Vista Diseño -> Editar la columna nombre del campo añadiendo los campos definidos -> añadir el tipo de datos -> añadir la descripción del campo con la información que contendrá o la finalidad del mismo. Se observará que cada campo posee propiedades específicas a continuación se resumen las más importantes:

• Tamaño del campo. Extensión del campo expresada en número de caracteres.
• Formato. Forma que tiene el valor que se almacena en el campo. Se trata de un filtro que define un aspecto o manera de representar la información. Por ejemplo formato moneda, fecha, temperatura, etc.
• Máscara de entrada. En caso de que el formato no represente adecuadamente la información, es posible diseñar una plantilla o filtro para dar forma a un código, fecha o dato concreto. Por ejemplo podría diseñarse un código de control interno alfanumérico como "123456-ADF-GX" que requeriría una plantilla similar a "000000-LLL-LL". Obsérvese que MsAccess tiene sus propias expresiones regulares para crear los filtros o plantillas
• Título. Es la denominación que tomará el campo de la tabla cuando se represente en un formulario o pantalla de interacción.
• Valor predeterminado. Es el valor por defecto que puede tomar siempre el campo cuando se crea un registro.
• Requerido. Puede ser necesario determinar que el campo es obligatorio.
• Permitir longitud cero. Significa que si el campo no es relleno la extensión que ocupará en memoria es de 0.
• Indexado. Permite determinar que el campo se indexe para posibilitar la recuperación de la información guardada en él.

Consideraciones en la edición de tablas y campos 

Algunos aspectos notables del desarrollo de tablas en bases de datos es el empleo de unas normas de denominación del nombre de la tabla que determinen una normalización efectiva: 

1. Los nombres de las tablas y campos estarán escritos en minúsculas siempre. 
2. Se recomienda no utilizar espacios ni palabras compuestas. 
3. En caso de utilizar espacios entre dos palabras, se deberán sustituir por guión medio (-) o guión bajo (_). 
4. No se pueden emplear caracteres especiales o extraños como por ejemplo signos de puntuación, acentos, comas, puntos, almohadillas, interrogantes, exclamaciones, arrobas, etc. 
5. Utilizar nombres simples en vez de complejos y demasiado largos.
6. Utilizar nombres fáciles de recordar. 
7. Aunque los nombres pueden ser escritos en español, cada vez es más recomendable escribir en inglés las denominaciones tanto de las tablas, como de los campos, así como de cualquier otra estructura de la base de datos, ya que facilita la interoperabilidad entre BD y es el idioma universal en cuanto a terminología informática, por lo que ciertas denominaciones tienen un lenguaje muy específico único en lengua inglesa.