Ejemplo de edición de formularios y subformularios en base de datos MS Access

Con el objetivo de poner en práctica lo estudiado en torno a los formularios y subformularios se proporciona el siguiente ejemplo de la base de datos biblioteca_v02.accdb, disponible para su descarga en el siguiente enlace.

Descargar biblioteca_v02.accdb

Cambios producidos
Para la presente versión de la BD biblioteca se han realizado algunos cambios relativos al almacenamiento de las autoridades. Si bien en la versión anterior el campo "autoridades" de la tabla "catalogo" había sido diseñado para almacenar varios valores, en este caso ha sido reemplazado por tres campos de autoridades "id_autoridad1", "id_autoridad2" e "id_autoridad3" con el objetivo de almacenar una autoridad en cada campo foráneo. Ello no significa que el método de almacenamiento de varios valores sea incorrecto, ya que suele ser empleado para almacenar varios valores en vista de hoja de datos. Pero para el ejercicio relativo a formularios y subformularios es más conveniente un tratamiento de las autoridades individualizado que permita elaborar los subformularios necesarios para visualizar toda la información de la tabla relacionada de las autoridades, tal como se puede comprobar en el ejemplo.

Los formularios y subformularios
La base de datos de la biblioteca_v02 incluye varios formularios de ejemplo entre los que destaca el formulario "form-catalogo" y los subformularios "subform-autoridades" y "subform-regostros", puesto que representan un buen ejemplo del significado de relaciones entre tablas y su visualización mediante formularios y subformularios. Por otra parte se ha introducido un sencillo menú de navegación que permite el acceso a terceros formularios de acuerdo a las necesidades de edición de cada caso y manteniendo el esquema de procesos de la cadena documental.

Formulario "form-catalogo"

• Introduce los campos foráneos propios de la tabla "catalogo" y los campos de denominación relacionados por dichos campos foráneos que son los siguientes: [estadocatalogacion].[denominacion], [tipodocumento].[denominacion], [lugar].[denominacion], [editorial].[denominacion]
• El formulario del catálogo consta de 4 subformularios embebidos. Los tres primeros corresponden a las autoridades y el cuarto a los ejemplares vinculados de cada ficha catalográfica.

Subformularios "subform-autoridades1,2,3"

• Cada subformulario establece relaciones del tipo "[catalogo].[id_autoridad1] - [autoridades].[id]", "[catalogo].[id_autoridad2] - [autoridades].[id]" y "[catalogo].[id_autoridad3] - [autoridades].[id]". Por medio de este tipo de relaciones es posible mostrar la información de la autoridad relacionada en el cuadro del subformulario.
• Los subformularios de autoridades originalmente tenían un modo de visualización de tipo "hoja de datos" similar al de una hoja de cálculo. Para cambiar su apariencia es necesario acceder a la hoja de propiedades del elemento -> pestaña Formato -> Vista predeterminada -> modificar el modo de visualización por "un único formulario". De esta forma es posible editar el subformulario en vista diseño al igual que un formulario normal.
• La propiedad de "Formato" barras de desplazamiento figura como "Ninguna", se han inhabilitado los selectores de registro, los botones de desplazamiento y los separadores de registros para que el cuadro del formulario esté libre de controles y sirva como superficie de visualización de datos vinculados.

Subformulario "subform-registros"

• El subformulario registros permite mostrar los ejemplares vinculados a la ficha catalográfica. La relación que se establece es la siguiente: "[catalogo].[id] - [registros].[id_catalogo]"
• Dado que para una ficha catalográfica pueden existir múltiples ejemplares el modo de visualización de tipo "hoja de datos", puede que no sea el más adecuado. Por ello es modificado por el modo "Formularios continuos" que mostrará una sucesión de formularios según el número de registros a mostrar. Esta solución permite una maquetación del formulario y la visualización de los registros en lista.

Formulario "index"

• El formulario "index" es el primer formulario del sistema de información que permite mostrar todas las opciones, accesos y formularios. El objetivo del formulario es redirigir al usuario al formulario que necesita para su edición. 

Formulario "workflow"

• El formulario "workflow" está diseñado sobre un diagrama o flujo de trabajo que puede identificarse con la cadena documental, en cuyas fases puede observarse la presencia de un botón de redirección a un formulario concreto que permite desempeñar las actividades y funciones establecidas para cada fase del flujo de trabajo. Es de gran utilidad cuando la información es sometida a un tratamiento largo y complejo.

Tabla y formulario de ayuda "ayuda" - "form-ayuda"

• Se introduce una tabla nueva denominada "ayuda" en la que se definen las preguntas y respuestas sobre el uso del sistema de información, sus formularios y tablas. Es obligatorio crear este tipo de mecanismos de asistencia para el usuario y que estén disponibles o visibles en todos los formularios del sistema, ya que suponen la documentación e instrucciones de uso del mismo.