Fundamentos de bases de datos y diseño con MS Access: consultas. Parte4

Además de los formularios y subformularios, en un sistema de información fundamentado en el uso de bases de datos, también es necesario el uso de consultas, informes y procedimientos programados. Las "consultas" constituyen formularios especializados en el filtrado de la información de las tablas de MS Access. En otras palabras, las consultas en Access son equivalentes a las consultas SQL realizadas directamente en bases de datos MySQL. Los informes en MS Access suponen una vista de datos destinada a la impresión bien sea por vía impresora o PDF. Finalmente los procedimientos programados constituyen un mecanismo fundamental para el control de los procesos en los formularios. También denominados "macros" son un conjunto de órdenes o funciones pre-programadas, que combinadas pueden desempeñar ciertas tareas o procesos automáticos en el entorno del formulario.

Consultas

Las consultas en MS Access permiten mostrar información de una o varias tablas relacionadas empleando para ello uno o varios filtros, también denominados "criterios". Estos criterios pueden ser simples, cuando se basan en los términos introducidos por el usuario, o complejos cuando son programados con el "generador de expresiones". Existen varios métodos para crear consultas. A continuación se exponen los más recomendables:

• Asistente para consultas
  Menú Crear -> Asistente para consultas -> Asistente para consultas sencillas -> Seleccionar tabla -> seleccionar campos a visualizar en la consulta -> Seleccionar consulta en detalle -> Asignar nombre a la consulta con el prefijo "cons-" -> Modificar el diseño de la consulta -> Añadir los criterios de la consulta -> Ver consulta.

• Utilizar un formulario para crear una consulta
  Abrir formulario creado anteriormente para la tabla objetivo -> Menú inicio -> Opciones de filtro avanzadas -> Filtro por formulario -> El formulario aparecerá en blanco, sin registros. Se deben introducir los valores de la consulta en los campos vacíos. (En el margen inferior aparecen las pestañas Buscar y Or que corresponde al tipo de consulta Booleana que se aplica en MS Access) -> Una vez determinados los parámetros o valores de consulta -> Aplicar filtros -> Acto seguido la información de la tabla aparecerá filtrada en el formulario directamente.

Convertir la consulta en un buscador

Siguiendo el modelo del operador "Como" traducción del operador  "LIKE" utilizado en SQL se puede crear un método de interrogación o consulta sencillo para buscar en un determinado campo de la consulta, tal como establece la documentación oficial. Tan sólo hay que introducir el siguiente código, véase tabla1, en el apartado de criterios de consulta del campo correspondiente y adaptarlo al caso.

Como [Introduzca Título:] & "*" El operador “Como” actúa como operador de comparación similar a “LIKE” utilizado en las consultas SQL. El contenido entre corchetes corresponde al título que se desea mostrar en el cuadro de búsqueda. El ampersand indica que la consulta se realiza con el término introducido entre comillas dobles que contiene truncamiento automático. De esta forma cualquier palabra introducida será recuperada en la tabla.

Tabla1. Operador "Como" de consulta

Formularios basados en consultas

Una forma de elaborar formularios especializados es crear las consultas de las tablas que filtran previamente la información en ellas introducida. Por ejemplo la tabla "autoridades" puede contener múltiples tipologías que pueden ser filtradas previamente, creando una consulta para cada tipo de autoridad. Posteriormente se pueden crear formularios de autoridades especializados en autoridades personales, autoridades corporativas, entre otras tomando como "origen de datos" la consulta previamente creada.

Edición experta de las consultas

Las consultas en MS Access al igual que las relaciones que se establecen en las tablas de la base de datos están basadas en SQL. Por tanto, resulta posible modificar las consultas, editando su código SQL. Tomando una consulta ya terminada, dentro de los tipos de vistas para las consultas aparecerá la opción SQL. Al cargar la consulta en modo SQL se mostrará una sentencia que contiene la cláusula SELECT que indica selección de campos, los campos propiamente dichos que se muestran en la consulta, la cláusula FROM que identifica la tabla de origen de los datos y finalmente si fue establecida alguna condición, la cláusula WHERE tras las cuál aparecerán las condiciones de las consultas.

• Ruta de acceso para la vista SQL
  Abrir consulta ya existente -> Menú Inicio -> Vistas -> Vista SQL

• Ejemplo de consulta SQL en MS Access
  SELECT autoridades.[id], autoridades.[id_tipoautoridad], autoridades.[denominacion], autoridades.[fechaextrema1], autoridades.[fechaextrema2], autoridades.[descripcion], autoridades.[id_lugar] FROM autoridades;